運送業の点呼記録｜タブレットで記載漏れを止める

点呼記録簿には何を書く欄があるのか

点呼は、運転者が乗務を始める前と終えたあとに、運行管理者が対面で行う確認です。業務前に見るのは4つ。

酒気帯びの有無、疾病や疲労や睡眠不足で安全に運転できないおそれがないか、日常点検をしたか、必要な指示を伝えたか。業務後は運行そのものの報告に変わります。

運転者をその日ハンドルの前に座らせてよいかを、毎回その場で判断する作業なので、記録が求められます。

その記録が点呼記録簿です。貨物自動車運送事業輸送安全規則により作成日から1年間の保存が義務づけられ、記載漏れがあると監査で記録不備として指摘されます。国土交通省が貨物軽自動車運送事業者向けに様式の例を公開していて、記入欄はこうなっています。

実物はこの様式です。

※ 出典：国土交通省ウェブサイト（https://www.mlit.go.jp/jidosha/jidosha_tk2_000162.html）

左半分が業務前、右半分が業務後です。自社の記録簿と見比べて、欄が増えているか減っているかを確かめてください。

欄は2種類に分かれます。「有・無」に丸を付けるだけの欄と、文章で書く欄です。前者は点呼方法、検知器の使用、酒気帯びの有無。

後者は体調、日常点検、運行の状況、交替者への通告、指示事項です。この分かれ目が、あとでタブレットの作りをそのまま決めます。

アルコール検知器について記録するのは、検知器を使ったかどうかと、酒気帯びがあったかどうかの2つだけです。 測定値を書く欄はありません。

当方が国土交通省の様式と、県のトラック協会が配っている一般貨物向けの様式の両方を確かめたところ、どちらも同じでした。

この記事は貨物運送事業を対象にしています。貸切バス事業者は要件が別です。 令和6年4月1日の改正で点呼記録は電磁的記録での保存が義務づけられ、保存期間も3年に延び、点呼時の録音・録画の保存も求められます。様式は「例」なので、この形で監査が通るかは所管の運輸支局や導入先に確認してください。

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紙の点呼記録簿の何が現場を圧迫しているのか

困るのは、点呼が終わったあとに残る作業です。書いた紙を集める、Excelに打ち直す、月ごとにまとめて綴じる、監査のときに探す。点呼の時間は数分でも、その後ろに事務作業がぶら下がっています。

株式会社マルセイカンパニーでは、アルコールチェック結果を毎日手作業でExcelに転記する作業に約1時間を費やしていたが、クラウド型システム「IT点呼キーパー」の導入によりデータ転記作業が不要になった。

1日1時間は、月20営業日なら20時間です。保管も重く、紙で1年分となると拠点ごとに棚が要ります。

電子化しても記載漏れが許されるわけではありません。むしろ入力の作りで漏れを止められるかどうかが、電子化の成否を分けます。

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タブレット入力に変えると1日の流れはどう変わるか

何がどう変わるかを、点呼1回あたりの動きで並べます。これは市販のクラウド型サービスを入れた場合の例です。 後半で紹介する当方の試作には、検知器との連携も本社の管理画面もありません。

変わっているのは「点呼の中身」ではなく「点呼のあと」です。運転者がやることはほとんど増えません。減るのは運行管理者と事務の方の後処理で、複数拠点なら「まだ点呼が終わっていない営業所はどこか」を電話で聞いて回る時間も消えます。

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電子保存に切り替えてよいのか

国土交通省の通達に基づき、一定の要件を満たせば電子データによる点呼記録簿等の書類保存が認められています。要件には、記録内容が明瞭に確認できる状態で保存されていることなどが含まれます。

つまり、画面や印刷で監査官が中身をきちんと読める形かどうかが問われます。導入を検討するときは、実際に出力したPDFを1枚見せてもらってください。カタログの機能一覧より、出てくる帳票の実物のほうが判断材料になります。

ここで混ざりやすいのが「IT点呼」です。記録の電子保存は対面点呼のまま記録だけをデータで残すことなので、上の要件を満たせば足ります。

一方のIT点呼は機器を通じた点呼そのものを認めてもらう仕組みで、事前の申請や条件が別に要ります。まず記録の電子化から入れば、申請を待たずに始められます。

本記事は法令解釈を保証するものではありません。IT点呼の可否・申請要件は、所管の運輸支局や導入するシステムの提供元に確認してください。

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実際にiPadで作って、点呼1回分を通してみた

ここから先は、当方が実際に作って測った話です。点呼記録簿の入力画面をiPad用に作り、仮の運送会社のデータで点呼1回分を記録するところまで通しました。運転者名も車両番号も架空のものです。作りは次の3つの部品だけです。

作りながら決めたことが2つあり、市販のサービスを見比べるときの物差しにもなります。

必須の欄が空だと、記録ボタンが押せない

「書き忘れないように」と言い続けても、記載漏れは減りません。人の注意力ではなく、画面の作りで止めます。

運転者名、車両番号、点呼方法、点呼執行者、検知器の使用、酒気帯びの有無、そして区分に応じた状況の欄。これらが1つでも空だと、記録ボタンは押せません。

押せないときは、どの欄が空かを画面に並べて出します。 理由を出さずにボタンだけ暗くすると、現場は「壊れている」と判断して紙に戻ります。当方が作ったときも、最初は理由を出していませんでした。

もうひとつ、この判定は画面だけに置いてはいけません。画面は作り替えれば変わりますし、古い版のアプリも動き続けます。

受け口のプログラム側にも同じ判定を置いて、空の欄が来たらそこで断ります。当方は実際に、空のまま送ってみて足りない欄が10個返ることを確かめました。

選択式にしすぎて、実態と違う選択肢を選ばせると本末転倒です。問診の回答は「異常なし」と「異常あり（内容を書く）」のように、異常側は自由に書ける道を残してください。

選べる欄は選ぶ。選択肢に無いことだけ手書きして、AIに読ませる

有無の欄は選択式です。アルコール検知の判定にAIは一切関わりません。 酒気帯びの有無をAIの推測に委ねる理由はどこにもありません。

文章で書く欄も、既定は選択式にしました。「実施 異常なし」「なし」など、書かれる文言はほとんど決まっているからです。

そこから外れることを書くときだけ手書きに切り替え、書いた文字はAIが読み、人が画面で確かめてから記録します。全部を手書きにすると、読み取りの誤りが増えるだけで速くもなりません。

上の赤枠が、手書きした「制動灯 球切れ 交換済み」をAIが読み取った結果です。人はここで読み違いを直せます。下の赤枠では「記録できません。次の欄が空です」と理由が出て、ボタンが灰色のまま押せません。

記録すると、スプレッドシートに1行たまります。

列は記録簿の欄と同じ並びです。この形でたまっていれば、帳票として出力する準備はできています。

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手書きの読み取りはどこまで正確か

当方が点呼記録簿に実際に書かれそうな11の文をiPadにApple Pencilで書き、3つのモデルに同じ画像を4回ずつ読ませました。「実施 異常なし」「左後輪の空気圧不足 補充した」「国道1号 事故渋滞 30分遅延」といった短い文です。

Opusが外した2回は誤読ではありません。 文末に読点が書かれていて、Opusはそれを読みました。当方が用意した正解の側が不正確だったので、句読点を数えなければ44回とも正しく読んでいます。

Sonnetも同じ理由で2回ぶん動き、残る誤りは「球切れ」を「玉切れ」と読んだ4回だけです。同じ意味で通じる書き方なので、記録として困りません。

※ この数字は、1人が同じ日にApple Pencilで書いた11の文を、4回ずつ読ませた結果です。書き手が変われば変わります。

一方でHaikuは、精度が低いだけでなく答えが安定しません。同じ画像を4回読ませて、11枚のうち5枚で3通り以上の答えが返りました。

危ないのは「読めなかった誤り」ではなく「もっともらしい誤り」

Haikuの外し方は2種類に割れました。

片方は、誰が見ても分かる崩れ方です。「制動灯 球切れ」を「制輪灯 蛇びれ」と読むような結果で、AI自身も確信度を「低い」と申告し、読めなかった字の数まで返してきます。人は必ず気づきます。

厄介なのはもう片方です。「積雪注意」を「横雪注意」、「整備へ連絡済み」を「整備へ連絡あり」、「雨天」を「曇天」と読みました。

字面が自然なので、画面を眺めただけでは通ってしまいます。しかもAI自身の確信度は「中くらい」で、読めなかった字は0と答えていました。

天候が雨から曇に変わり、整備に連絡したかどうかが変わります。点呼記録として意味が変わる誤りです。

読み取り結果は全件、人が画面で確認してから記録します。そのうえで念入りに見るのは、AIが何も言わずに埋めた行です。読めないと申告した行より危険です。

確信度で確認を省けるかは、この試行数では決められない

AIは読み取りと一緒に確信度を返しますが、当方の実測ではモデルごとに関係が違いました。HaikuとOpusは確信度が高い行に誤りが1件もなく、Sonnetは中くらいの行にも正解が多く含まれていました。

11の文を4回ずつという試行数では、確認を省いてよい根拠になりません。 当方の作りは全件確認のままにし、確信度は「ここは念入りに」の目印にだけ使います。自社で線引きを決めたいなら、使うモデルを固定したうえで、自社の帳票で測り直してください。

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→ くわしくは「AI-OCRは無料枠から｜失敗しない始め方」で解説しています。

手書きの中身が個人情報にあたる場合はどうするか

点呼記録簿で扱いがいちばん重いのは、体調を書く欄です。「軽い頭痛あり」「睡眠4時間」といった記録は、従業員の健康に関する情報にあたります。

個人情報保護委員会は、雇用管理で扱う健康情報について、取得や保管に特に配慮するよう求めています。どこまでが法律上の要配慮個人情報にあたるかは、書かれた中身によって変わります。

当方はこの欄を、次の3つで扱いました。

• 手書きの対象から外す：選択肢を3つ用意し、それでも足りないときはキーボードで入力します。記録はスプレッドシートに残りますが、外部のAIには一度も渡りません（画面にも「この欄は外部のAIに送りません」と表示）。
• 受け口のプログラムでも断る：画面で外すだけでは足りないので、「AIに送ってよい欄」の一覧を持たせ、それ以外は画像を受け取った時点で断ります。体調の欄を送って試し、断られたうえにAIの呼び出し自体が起きていないことも確かめました。
• 送るのは手書き部分の画像と欄の名前だけ：運転者名も車両番号も営業所名も送っていません。

外に一切出したくないなら、iPadに備わっている、Apple Pencilで書いた文字を端末の中でその場で変換する機能も使えます。

当方が同じ11の文で比べたところ、正しく読めたのは11文中8文でした。 費用はかからず外部への送信もありませんが、書いた先から確定していくので、区切りの空白が入りませんでした。精度と手軽さのどちらを取るかで選んでください。

法律に当てはまるかどうかの判断は、その会社の運用と顧問の判断です。この記事は当方が実際に取った設計をお伝えするもので、法的な結論を保証するものではありません。

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導入の手順（4ステップ）

いまの記録簿の欄を、選ぶ欄と書く欄に仕分ける

実際に使っている紙の記録簿を1枚コピーし、記入欄をそのまま一覧にします。そのうえで「有・無で選ぶ欄」と「文章で書く欄」に分けてください。

ここで欄を減らさないことが大事です。 監査で見られるのは、いま埋めている欄が埋まっているかどうかだからです。

1営業所・1週間だけ二重運用する

いきなり全社で紙をやめないでください。1つの営業所で1週間だけ紙とタブレットの両方に記録し、1日ずつ突き合わせて欄のずれと入力時間を確かめます。運転者が朝の忙しい時間に触るものなので、1回の入力が1分を超えるなら選択肢の作り方を見直します。

帳票の出力形式を監査目線で確認する

二重運用した1週間分を帳票として出力し、印刷して読みます。紙の記録簿と同じ情報が同じ粒度で読めるかを見てください。この段階でPDFを1部持って所管の運輸支局や導入先に相談しておくと、あとで作り直しになりません。

全拠点へ広げ、紙の運用をやめる

1営業所で回ったら、他の営業所へ同じ設定を配ります。帳票のフォーマットを全社で統一しておくと、監査前に書式を揃え直す作業がなくなります。

紙をやめるのは最後です。並行期間を1週間から1か月とり、帳票が出せることを確認してから切り替えてください。

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現場が紙に戻ってしまうのはどんなときか

仕組みを入れたのに紙に戻る会社には、共通する形があります。当方も作りながら3つ踏みました。

書き直す手段が画面にありませんでした。 最初は「1画もどす」と「全部消す」しか置いておらず、小指が触れてできた線を1本だけ消したい場面が繰り返し出るたびに、最初から書き直しでした。線をなぞって消せる消しゴムを足しました。

手のひらが勝手に線を引きました。 書いている最中に小指が触れると、そこから線が伸びます。

指が2本以上触れている間は線を引かないようにして、途中の混入は防げました。ただし手を先に着いてしまった分は防げません。そこは消しゴムで消してもらう前提です。

記録できているのに、失敗したように見えました。 次の点呼に備えて欄を空に戻した瞬間に、「記録できません」の警告が出ていたためです。緑色で「シートの何行目に入りました」と出し、次の入力に触るまで警告を出さないようにして直しました。

市販のサービスを比べるときは、この3点を実機で触って確かめてください。機能一覧には出てきません。

なお「パソコンが壊れたらどうなるか」もよく聞かれます。クラウド型は堅牢なデータセンターでデータを管理するため、営業所のパソコンが故障しても代替端末とID・パスワードの入力で業務を再開できるとされています（クラウド点呼システムの解説より）。

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費用はどこで決まるか

出典に具体的な料金の記載がないため、金額そのものは提示しません。代わりに、見積もりを取るときに何で金額が動くかを挙げます。

ここが曖昧なまま相談すると、各社の提案がばらばらの前提で出てきて比較できません。

手書きの読み取りをAIに任せる場合、その費用は別に乗ります。当方の実測では1枚あたり0.19円から0.92円でした。

ただし読み取りが走るのは、選択肢に無いことを書いた欄だけです。 1日に3件だけ手書きが出て、1件につき画像1枚を読む運用なら、月20営業日でいちばん高いモデルでも約55円です。自社では「1日に何件が選択肢から外れるか」を先に数えてください。

判断の軸としては、いま転記にかけている時間を先に測ることをおすすめします（前出の事例のように毎日1時間なら、月20時間ぶんの人件費が比較の土台）。逆に、点呼対象が数名で転記が1日5分なら、月額のかかる仕組みを入れるより、まず紙の記録簿の欄を整理するほうが効くこともあります。

なお、100万円を超えるような大がかりな開発を伴う場合は、IT導入補助金などの活用を検討する余地があります。ただし申請の手間と審査があり、年度で要件が変わります。

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画面そのものをAIに作らせる

点呼記録の電子化は、AIに判断させる仕事ではありません。数える、照らし合わせる、毎日決まった形で出力する。こうした作業はプログラム（アプリの機能や表計算の数式）に任せたほうが毎回同じ結果になります。

AIがいちばん効くのは、そのプログラムを書かせる側です。運行管理者が関数やコードを覚える必要はありません。当方がこの記事のために作った入力画面も、要件を文章でAIに渡すところから始めました。渡す指示文は、たとえばこう書きます。

点呼記録簿の入力画面をタブレット用に作ってください。欄は次のとおりです。（記録簿の欄をそのまま貼る）有無を選ぶ欄は選択式にし、必須の欄が空のあいだは送信ボタンを押せないようにしてください。押せないときは、どの欄が空かを画面に一覧で出してください。

ただし、貼るだけで完成するとは考えないでください。欄の名前も運用も会社ごとに違うので、出てきた下書きを自社の記録簿に合わせて直す作業は残ります。とくに必須にする欄の組み合わせは、実際の記録簿を見ながら1項目ずつ確かめてください。

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FAQ

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