資料回収の催促を自動化｜税理士事務所の月次

税理士事務所の月次業務は、顧問先が資料を出すまで始まらない

税理士事務所は、仕事の入り口が他の仕事と違います。担当者が手を空けても始まらず、顧問先から通帳のコピーや領収書が届いて、はじめて1件目が動きます。

手が足りないから止まっているのではなく、材料が来ていないから止まっています。仕事の始まりが、自分の手元ではなく相手の手元にある。ここが月次資料回収のいちばんの特徴です。

資料が遅れても締切は動きません。後工程がすべて後ろ倒しになり、月初の1週間の遅れは月末の残業になります。

社内の督促と違い、相手は契約している顧問先です。何度も送れば関係に響くと考えるぶん、担当者は文面を練り、送る時間帯を選び、電話にするかどうかを迷います。1件あたりに考える時間が長いので、顧問先の数が増えるほど負担が重くなります。

だからこそ、催促は「気を遣う連絡」から「決まった日に決まった文面が出る仕組み」へ移す価値があります。人が判断するのは、通知しても届かなかった相手だけに絞れます。

催促の回数を減らすより先に、催促の担い手を人から仕組みへ移します。気を遣う相手だからこそ、期限前の予告のほうが角が立ちません。

催促が重くなるのは、期限が担当者の頭の中にあるとき

この構造そのものは変えられませんが、事務所側の期限の持ち方は変えられます。重くなるのは資料の量ではなく、期限の持ち方です。顧問先ごとの締め日を担当者が覚えていて、そこから逆算して連絡する形になっていると、繁忙期に真っ先に抜け落ちます。

抜け落ちると、期限を過ぎてからの連絡になります。期限後の連絡は、こちらが謝りながら状況を聞き、相手の都合を確認して次の期日を決める、という流れになりがちです。1件あたりの会話が長くなるぶん、同じ「催促1件」でも消える時間が違います。

顧問先ごとに締め日が違うと、管理表が追いつかない

締め日が顧問先ごとに違うと、Excelの管理表は毎月手で並べ替える作業が発生します。書類回収SaaS（ブラウザで使う月額制のサービス）のDoclyは、期限設定に応じた自動リマインド送信と未提出者の一覧管理を両立でき、顧問先ごとに異なる締め日にも対応できるとされています。

「顧問先ごとに違う」ことそのものは変えられません。変えられるのは、その違いを人が毎月組み直しているかどうかです。締め日を1回登録すれば毎月同じ通知が出る形にすると、月初の並べ替え作業が消えます。

期限が過ぎてから連絡すると、その1件に時間がかかる

先回りにする理由は、顧問先側の準備時間が確保できるからです。期限の1週間前に「この日までにこの資料をください」と届いていれば、顧問先は自分の予定の中で用意できます。期限後の連絡は、相手にも急な作業を割り込ませることになり、そのやりとり自体が時間を食います。

催促の回数を減らすのではなく、催促のタイミングを期限より前に移すことが先です。

催促の頻度は「予告→一次催促→再催促」の3段で設計する

通知を自動化する前に、いつ何を送るかを決めます。決めていないと、ツールを入れても設定画面の前で止まります。月次資料の催促では、次の3段を設ける運用がよく用いられています。

1. 締め日の1週間前に予告
   「この日までにこの資料をお願いします」と、期限と必要書類をセットで送ります。
2. 期限超過から2〜3日後に一次催促
   届いていない顧問先だけに送ります。ここは自動通知に任せられる範囲です。
3. 期限の1週間後に再催促
   ここまで届かない顧問先は、通知ではなく担当者が直接連絡する対象として切り分けます。

この3段のうち、1と2は文面がほぼ固定なので自動化に向いています。3は事情の確認が必要なので人が出ます。自動化するのは1と2だけと決めると、設定が一気に簡単になります。

申告期限のような法定期限では、より前から段階を置く例もあります。税理士事務所向けAIエージェントのBlinxは、申告期限タスク管理で期限30日前・7日前・当日のリマインドを自動送信し、未提出書類がある顧問先を自動で検知して催促する仕組みを持つとされています。月次資料と法定期限では前倒しの幅が違うので、同じ設計を使い回さず分けて考えます。

自動化の手段は4つ｜費用と向く事務所

次の表は、月次資料の催促を自動化する4つの手段を、費用と得意な範囲で比べたものです。金額はいずれも出典時点の公表値で、最新は各公式サイトで確認してください。

この比較の読み方は、上の2つが「資料を集める場面」に寄っていて、FLOWは「事務所の月次業務全体」に寄っている、という点です。催促だけを軽くしたいのか、月次の段取りごと組み直したいのかで、必要な予算が2桁変わります。

月額980円から試す（Docly）

書類回収に絞ったSaaSです。Doclyのスタータープランは月額980円（税込）で、14日間の無料トライアルはクレジットカード登録不要で始められるとされています。

価格の低さより重要なのは、契約する前に実際の画面で試せることです。クレジットカード登録なしで14日間動かせるので、顧問先3社ぶんだけを入れて、資料が早く届くかを先に確かめられます。ここで結果が見えてから、事務所全体に広げるかを決められます。

ただし顧問先の情報を外部のサービスに預けることになります。試用の前に、登録する情報の範囲、事務所の中でだれが使うか、試用をやめたときにデータをどうするかを決めておいてください。

freee会計を使っているなら（freee顧問先管理）

freeeは2026年7月13日、「freee顧問先管理」で業務管理機能と資料回収機能の提供を開始しました。資料回収機能には、提出期限に合わせてシステムが顧問先へ自動で通知を送るリマインド機能と、システム内で顧問先とやりとりできるコメント機能が搭載されています。

業務管理機能のほうは、freee会計・freee申告のデータと連携し、法定納期限に基づいたスケジュールをガントチャート（作業の期間を横棒で並べた図）で自動生成して進捗を管理できるとされています。さらにAI活用として、アプリ経由で集まった資料をAIが自動で読み取り、領収書などは「会計ファイルボックス」へ、契約書などは「資料ストレージ」へ自動で振り分ける仕組みも示されています。

すでにfreee会計を使っている事務所では、集めた資料をどこに置くかという後工程まで一続きになる点が効きます。逆に会計ソフトが別なら、この連携の利点は使えないので、書類回収に特化したツールと比べる必要があります。

事務所全体の月次を回す（FLOW）

税理士事務所向け業務管理ツールのFLOWは、月額29,800円（5アカウント付き、年間契約で1か月分お得）で、初期設定サポートは100,000円〜とされています。毎月行うタスクの流れを定型化して登録でき、顧客ごとに資料回収の頻度や手順が違っていても、必要な月にだけタスクが自動作成されます。

初期設定サポートが100,000円〜という金額は、裏を返せば設定に手間がかかることを意味します。催促1つを軽くしたいだけなら過剰で、月次の担当割り・進捗確認まで含めて組み直す段階のツールです。

費用をかけずに試す（スプレッドシート＋Apps Script）

GoogleスプレッドシートとApps Script（Googleの表計算などを自動で動かす簡単なプログラムの仕組み）は、コストをかけずに申告期限管理・担当者管理を行う方法として多くの事務所で活用されており、Apps Scriptでリマインドメールを自動送信する仕組みも作れるとされています。

当方が支援した現場に、美術関係の学校などへモデルを派遣する事務所があります。そこでは提出物の集め方が、この選択肢とほぼ同じ形で動いています。Gmailで案内を送り、その中のGoogleフォームのURLから申請してもらい、回答はスプレッドシートへ自動で記録されます。

集計はGASで行い、未提出の人だけを抜き出して、その人たちにだけ督促メールを送ります。名簿と提出済みの一覧を見比べて誰に連絡するかを決める作業が、そのまま無くなります。仕組みを作ったのは当方で、いま動かしているのはその事務所です。

顧問先を「提出してもらう相手」に読み替えれば、月次資料の回収と同じ形です。ツールの利用料はかかりませんが、名簿・文面・送信を分けて持つ設計が必要になります。

同じ形の仕組みは、派遣の稼働報告をLINE＋Googleフォームで自動集計で詳しく書いています。

→ くわしくは「AI導入費用は月1万円から｜3タイプ別の内訳」で解説しています。

どれを選ぶかの判断フロー

次の図は、事務所の状況から手段を絞り込む流れを示したものです。

図：催促自動化の手段を選ぶ判断フロー

読み方は、最初の分岐で自動化する範囲が決まり、その結果として費用の桁が変わる点です。「資料回収の催促だけ」を選べば月額1,000円前後から動きますが、「月次業務の段取り全体」を選ぶと初期費用まで含めて十数万円の話になります。

自社がどちらかを見分ける材料は、催促以外の場面で困っているかどうかです。誰がどの顧問先を担当しているか、今どこまで進んだかが所長から見えていないなら、催促だけ直しても月次は軽くなりません。逆に担当と進捗は見えていて資料待ちだけが詰まっているなら、書類回収に絞ったツールで足ります。

導入前と導入後で何が変わるか

次の比較は、期限管理とリマインドにかかる時間について、AIエージェント（Blinx）の申告期限タスク管理で示されている数値です。

この数値は申告期限の管理で示されたもので、月次資料の回収そのものの実績ではありません。「期限に合わせて通知し、未提出を自動で見つける」という同じ作りを、月次に当てはめたときの目安として読んでください。

この比較カードで見てほしいのは、作業がなくなったのではなく「確認のみ」に変わっている点です。誰に催促するかを人が探す作業が消え、通知の結果を見る作業だけが残ります。

自分の事務所に当てはめるときは、まず現状の時間を測ってください。催促のメール・電話に使った時間を1か月分だけ記録すると、Before側の数字が出ます。この記録がないと、導入後に楽になった実感はあっても、次年度の予算に説明できません。

なお時間以外の変化もあります。未提出の顧問先が一覧で見える形になると、所長が担当者に「あの会社どうなってる？」と聞く確認自体が減ります。この確認は担当者の作業を止めるので、消えると効きます。

最初の1か月でやること（5ステップ）

遅れる顧問先を3社だけ選ぶ

全顧問先で一斉に始めません。毎月いちばん資料が遅れる3社に絞ります。「資料待ち」で手作業が止まるのを防ぐには、特定チーム内で新しい管理表を試すなど、モデルケース作りから始めることが有効とされています。

3社の締め日と必要書類を書き出す

通知を自動化する前に、いつ・何を頼むのかを紙かスプレッドシートに書き出します。ここが曖昧なままツールに登録すると、文面を毎月直す作業が残ります。

予告の文面を1つ作る

締め日の1週間前に送る予告文を1本だけ作ります。期限と必要書類、そして早く出すと何が良いか（試算の結果が早く返る、など）をセットで書きます。スケジュールとメリットをセットで提示することが、資料が届くまでの期間を短くする第一歩とされています。

無料トライアルか手元のツールで通知を設定する

Doclyのように14日間の無料トライアルがクレジットカード登録不要で使えるものなら、契約する前に設定まで進められます。すでにfreee会計を使っているなら、freee顧問先管理の資料回収機能で提出期限に合わせた自動通知を試します。

翌月、資料が届いた日を記録する

判定は感覚ではなく日付でします。3社それぞれ、資料が届いた日を記録し、前月より早くなったかを見ます。ここで差が出れば、他の顧問先に広げるかを判断する材料になります。

試す範囲は3社、通知は予告1本、判定は届いた日付。この3つに絞ると、1か月で結論が出ます。

→ くわしくは「DXが進まない原因は予算と人｜小規模企業の越え方」で解説しています。

つまずきやすい3つの点と対処

自動化そのものより、運用の切り分けでつまずくことが多くあります。順に見ます。

1. 自動通知に全部を任せてしまう
   期限を1週間過ぎても届かない顧問先は、通知を増やしても届きません。前述の3段設計のうち、再催促以降は担当者が直接連絡する対象として最初から切り分けておきます。
2. 顧問先が新しい提出方法に慣れない
   ツールを入れると、顧問先側の提出先が変わります。最初の1か月は従来のメール添付も受け付け、次の月から一本化する、という順で移します。3社に絞って始めるのは、この移行を無理なく試すためでもあります。
3. 設定した人しか中身を知らない状態になる
   締め日や文面の登録を担当者1人がやると、その人が休んだ月に止まります。登録した内容をスプレッドシートにも書き出しておき、誰でも見られる場所に置きます。

この3点は、いずれも「自動化の範囲をどこで止めるか」を決めていないと起きます。通知は自動、判断と個別対応は人、と最初に線を引いておけば、ツールを替えても運用は残ります。

料金・機能はいずれも出典時点の情報です。契約前に各公式サイトで最新のプランと対応範囲を確認してください。

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